我们都知道，当我们开始职业生涯时，待办事项列表是多么有用。然而，当我们负责多个项目时，待办事项清单可能会很快变得不堪重负——就像我们许多人成为经理时所做的那样。

问题之一是，对我们大多数人来说，我们的待办事项清单不是有计划的、有重点的行动清单。相反，对于许多尚未解决且尚未转化为结果的事情来说，它们是一种包罗万象。例如，特定条目，如“在销售中呼叫Tina”，可能与更模糊的愿望一起存在，例如“编写营销计划”。通常，您“要做什么”的真正可操作细节缺失。

另一个问题是，一旦你的列表中有超过20个条目，它就变得繁琐和难以使用。这意味着您开始错过关键活动和任务提醒。

这就是行动方案有用的地方。行动方案是待办事项清单的“工业实力”版本，其中包含短期、中期和长期目标。它们帮助你计划你的时间，而不会忘记承诺来打乱你的日程安排。而且，由于它们鼓励你正确思考你的优先事项，你可以专注于重要的事情，避免把时间浪费在低价值活动上。

行动计划还可以帮助您养成委派的习惯  工作。所有这些都可以让您节省时间，并准时离开，同时提高您的效率和生产力。因此，它们可以帮助您将智能优先排序和控制带回您的生活，否则您会感到被工作淹没。

提示：

当你第一次听到它们时，行动计划听起来可能很复杂，很难使用。它们比待办事项列表更复杂  ，但如果你坚持下去，花几个小时学习如何使用它们，你很快就会发现自己重新控制了工作量——因此压力要小得多！

如何使用行动计划

请按照以下四个步骤创建您的行动计划：

第1步：收集

首先，列出你世界上所有需要解决的事情。尝试收集并写下您认为不完整并需要您采取行动才能完成的所有内容，无论是否紧急，无论大小，个人还是专业。

在某种程度上，这种收集是自动进行的。电子邮件请求正在存储在您的收件箱中，需要注意的备忘录正在发送到您的托盘中，邮件正在到达您的邮箱，要求采取行动的消息正在您的语音信箱中累积。

但还有其他东西——在你脑海中闲置的东西，你想运行的项目，你打算处理的东西躺在抽屉底部，写在流浪纸上的想法——也需要收集并到位。将所有这些行动和项目放在一起，并在一个地方进行清点。

而且——这真的很重要——确保你的个人目标  被列入这个名单。

提示1：

如果你脑子里漂浮着太多的精神“待做”，你可能会经历巨大的压力。你永远不知道你是否忘记了事情，你总是会有那种可怕的感觉，没有实现你想实现的一切。

通过将所有内容写在行动计划上，您可以清空这些紧张的提醒，并确保您连贯一致地确定这些行动的优先级。这会附带好处，就是帮助你提高注意力，只是因为你没有这些干扰在你的脑海中嗡嗡作响。

提示2：

第一次创建行动计划时，您将花一段时间（也许两个小时）将其放在一起。这是组织你生活的前期成本。然而，一旦你这样做了，你会惊讶于你感觉自己有更多的控制力。在此之后，只需花费相对较少的努力就能让您的行动计划保持最新状态。

提示3：

如果您将操作程序作为文字处理器文档保存在计算机上，您会发现最简单。这将使组装、更新和维护变得容易，而无需大量繁琐的重新起草。或者，使用个人项目管理应用程序，如Chaos Control或2Do，两者都可以帮助您组织和确定任务的优先级。

第2步：修剪

现在，仔细查看每个项目，处理您在步骤1中列出的列表。决定你是否应该实际采取行动。我们遇到的许多事情与我们无关，或者在事情的规模上并不重要。如果是这样的话，请从列表中删除这些东西。

第3步：组织和确定优先级

这个步骤分为三个部分。

首先，查看您的项目和行动清单。将作为更大项目一部分的单独单独行动分组。

例如，在家里，你可能想改善你的浴室并重新粉刷你的客厅：这些可以进入一个“家庭装修”项目。在工作中，您可能正在为新计算机系统的要求做出贡献，并可能被要求在这个系统上测试和培训您的团队：所有这些都进入“计算机系统升级”项目。

你会发现，一旦你开始对列表项目进行排序，它们似乎几乎会“组织”成连贯的项目。（您还需要确保您的个人目标包含在单个项目中。）

其次，审查这些项目并确定优先级  它们按重要性排序（例如，通过将它们从A编码为F），具体取决于它们的重要性。（显然，您的个人目标是非常重要的项目！）

第三，将您的项目插入您的行动计划（使用我们下面描述的方法）。行动计划分为以下三个部分：

• 下一个操作列表-这显示了您将为推进项目而将采取的下一个小操作。

• 委托操作列表-显示您已委托给其他人的项目和操作。

• 项目目录-这显示了您参与的所有项目，以及有助于这些项目的小个体任务。

好消息是，到现阶段，您已经创建了行动计划的最大部分：项目目录！这是您刚刚完成的优先项目和活动的列表。

通常，项目目录位于行动计划的后面，因为您通常只需要在每周审查过程中参考它。

接下来，通过处理项目目录并确定您委托的任务来创建委托操作列表。记录在您委托活动的人的姓名下，以及您同意的检查站。

提示：

如果您尚未授权任何内容，或者您尚未同意检查站，请不要担心！我们在这里做的是创建您将使用的框架——您以后将有足够的时间使用此框架！

通常，委托操作列表位于行动计划文档中项目目录的前面，因为您需要经常参考它。

最后，通过处理您最优先的项目（您想要和需要立即推进的项目）来创建您的下一个操作列表，并提取这些项目的逻辑后续操作。

下一个操作列表位于您的行动计划的首页，因为您每天会多次引用它。

提示1：

如果下一步行动需要不到几分钟，那为什么不马上做呢？不过，请务必回来完成您的行动计划！

提示2：

正是这种选择适当的下一步行动需要一定程度的判断。如果您的一个项目具有压倒一切的重要性，那么请将该项目的几个下一步操作放在您的列表中，并将其他下一个操作保持在最低限度。但是，如果您需要让许多项目“酝酿”，请从列表中的每个项目中提取下一个操作。

提示3：

如果可能，请保持您的下一步行动小巧且可实现，最好是让它们不超过几个小时即可完成。这有助于你保持项目的势头，并强烈增强你度过富有成效、成功一天的感觉。

如果“下一步行动”可能需要超过两个小时，请进一步细分。例如，如果您的下一步行动是撰写报告，请将其细分为研究、规划、写作、事实核查和编辑阶段。然后将“研究”作为您的下一步操作，并将其余阶段作为项目放在项目目录中。

提示4：

您可能会发现按顺序对项目目录中的项目进行编号很有帮助（如果您将项目编号为10、20、30等，会有所帮助）。当您将下一个操作带入下一个操作列表时，您也可以通过项目编号，以便您知道该操作属于哪个项目。

提示5：

如果有几项下一步行动，请优先处理  它们从A到F，取决于它们的重要性、价值、紧迫性和与您的目标的相关性。（如果您在决定一项任务是紧急还是重要时遇到困难，我们关于艾森豪威尔紧急/重要原则的文章  向您展示如何区分区别。）

然后监控您在处理这些行为方面的成功。如果您发现您的列表中的操作“停滞不前”，请考虑您是否应该取消这些项目，或者是否应该提高它们的优先级，以便您处理它们。

无论你做什么，都要确保你的下一个行动列表中没有太多的动作——如果你的动作超过15到20个，你就会开始再次陷入困境。如果您的列表过于混乱，请将一些不那么紧急/重要的工作移回项目目录中。如果内容很薄且挑战性不足，请从项目目录中调出更多后续操作。

提示6：

在您完成此过程时，问问自己是否有任何可以委托的任务  或者，如果合适，寻求帮助。当您识别这些时，请将它们放在您的下一个操作列表中，操作是委托任务。

委托任务后，将其与您商定的检查点时间和日期一起移到您的委托操作列表中。

第4步：“制定”您的行动计划

行动计划通常相当长。但你不必每天运行整个程序！

通常，您只会处理顶部页面，这些页面是您的下一个操作列表和委托操作列表。有些活动可能特定于特定于日期或特定时间。根据您的工作方式，您可以将这些保存在行动计划的首页上，也可以在日历中标记它们。

实际上，这些首页只是您旧待办事项列表的新形式。只是这里只概述了特定的简短操作，而这些操作所属的主要项目则存储在您的项目目录中。

然而，您必须做的是定期审查和更新您的行动计划，例如每周（在日程安排中留出时间）。删除或归档您已完成的项目，在项目进展时将项目从项目目录移动到首页，并添加任何新的操作。

要点

行动计划是待办事项清单的“工业实力”版本。它们帮助您将想要运行的项目转换为可操作的活动，然后在三层结构中对其进行管理。

“下一个操作列表”标题列出了您需要执行的精确、即时的操作来推进项目。

“委托操作列表”记录您委托的项目和操作的详细信息。

“项目目录”标题列出了您想要处理的项目，以及您收集的有助于完成这些项目的其他行动。

这种方法有助于您同时专注于日常工作和长期目标，这意味着您随时都有“下一步行动”的计划。这减轻了压力，让你控制了局面，并给了你真正的成就感。

不仅如此，行动计划还可以帮助您同时管理和推进许多项目。随着你职业生涯的进步，以及你从事的工作变得越来越复杂和具有挑战性，这一点尤为重要。