您有多少次在一项任务上花费数小时，而如果更加专注，您可以在一半时间内完成？如果你更敏锐一点，那一天你还能做什么？

大多数人都想提高工作效率。但诀窍在于学习如何在不牺牲质量的情况下在更短的时间内完成更多的工作。在本文中，我们将介绍您可以采取的步骤。

完成更多工作的策略

按照以下步骤更有效地工作。

第 1 步：设置您的工作区

拥有一个健康舒适的工作站很重要。研究表明，当您设置符合人体工程学的正确工作空间时，您的工作效率可以提高。你也会更舒服，这有助于你更长时间地集中注意力。

首先确保您的桌子和椅子舒适。您的工作站应该光线充足，并适当加热或冷却。它也应该激励你——你在这里度过了一整天，所以它应该是你喜欢的地方！我们关于最小化工作空间压力和创建充满活力的工作环境的文章为您提供了更多创建舒适工作场所的方法。

接下来，减少背景噪音：分心会对工作效率产生负面影响。关上办公室的门或戴上耳机，让自己安静下来。您可能还想在工作时听音乐或白噪声/灰噪声；这项研究发现，这样做可以提高工作绩效并有助于提高生产率。

寻找减少其他干扰和干扰的方法。例如，如果同事反复进入您的办公室进行快速聊天，请与他们一对一交谈并礼貌地告诉他们您很忙。相反，提议在午餐时间与他们见面，或者每周召开一次会议一次性解决他们的问题。

最后，确保您在坐在办公桌前拥有高效工作所需的所有资源。反复起床查找文件或拿书会影响您的工作效率和保持专注的能力。

第 2 步：安排任务以匹配您的能量流

想一想您的能量水平在一天中是如何起伏的。我们所有人都有某些时候更投入，就像我们的精力自然下降的时候一样，这使得我们更难专注于任务。

通过围绕这些自然的潮起潮落来组织您的工作，您将在更短的时间内完成更多的工作，并产生更高质量的工作。当你的能量水平上升时，安排一些困难的任务，或者那些需要大量注意力的任务。我们关于这是“早上”任务吗？有更多关于充分利用能量循环的信息。

要在精力不足的时期恢复活力，可以喝水、到户外快步走，或者在可能的情况下花几分钟冥想。如果可行的话，在午休时间小睡一下：研究发现，短暂的睡眠可以对抗疲劳并提高记忆力。

第 3 步：消除不重要的工作

并非所有任务都是平等的。有些很有价值，真正值得您花时间，而另一些则不重要，从长远来看，对您的组织几乎没有任何价值。

从记录活动日志开始，了解您每天是如何度过时间的。一两周后，仔细查看您的每项任务。哪些可以帮助您实现组织和职业目标？其中哪些真的是在浪费时间？

如果您无法确定哪些活动最有价值，请使用行动优先级矩阵对它们进行排序，然后决定哪些活动值得您努力。

如果您发现任务不是优先事项但仍需要完成，您可以将它们委派给其他人。（对于一个特别大的活动，你可以使用外包决策矩阵来决定是外包、自己做、交给另一个团队成员，还是完全取消。）

当您从事重要的活动时，要克制同时处理多项任务的冲动。从长远来看，这会减慢你的速度，并增加你做不好工作的可能性。

第 4 步：利用时间管理策略

考虑使用时间管理策略尝试在更短的时间内完成更多的工作。

从管理您的电子邮件开始，考虑到工作效率。只在白天的特定时间检查您的收件箱。这限制了分心并允许您更有效地管理您的工作流程。为避免中断，请关闭任何在收到新电子邮件时告诉您的声音或视觉警报。

接下来，请注意帕金森定律，它挖苦地指出：“工作会扩展以填补完成它的可用时间。” 这有一定的道理——如果你为一项活动安排了两个小时，那么你通常会发现它需要两个小时才能完成。然而，如果你只给自己一个小时，你很可能会更加专注并在规定的时间内完成它。

通过以这种方式挑战自己，并将全部注意力集中在手头的任务上，您更有可能在工作中体验到心流。当你处于心流状态时，你会以最大能力运作，并对你所做的事情感到更幸福。

您可以使用的另一个工具是Allen 的输入处理技术。这有助于您管理工作流程，从而更有效地完成任务。

许多其他时间管理策略可以帮助您更快地工作。一种方法是假装你的工作日在中午结束。如果是这样的话，你今天必须做什么？如果你只有几个小时来完成这些任务，你会集中注意力到什么程度？

Pomodoro Technique®还可以提高您的效率。这个简单的方法鼓励您使用计时器并以 25 分钟为单位工作。在短暂的 5 到 7 分钟休息后，您再工作 25 分钟。虽然这听起来很简单，但它对于从事无聊的工作却出人意料地有效，因为在获得休息的“奖励”之前，您只需要在短时间内集中注意力。

此外，有些人在知道自己要对他人负责时工作得更快。您可以通过要求其他团队成员为您设定截止日期来利用这一优势。例如，如果你知道你的老板或同事希望你在 30 分钟内完成一项任务，你就更有可能在那个时间内完成它，因为你不想让他们失望。

第 5 步：召开高效会议

Nicholas Romano 教授和 Jay Nunamaker 教授对管理者和知识工作者参加的会议进行了分析。他们发现这些专业人士将 25% 到 80% 的时间花在会议上。你可能落在这个范围的中间，这仍然意味着你在一周的大部分时间里都在开会。

花时间编写议程，这样您的会议就会更有效，并确保您的目标明确且相关。

接下来，仔细考虑谁应该参加。写一个列表，并检查每个人的角色。每个人真的都需要在那里吗？参加会议的人越少，会议的效率就可能越高。

在安排会议时，给自己的时间是您认为需要的一半。如果你认为你需要一个小时，允许 30 分钟。遵循帕金森定律，如果您知道自己的工作时间更紧，您的注意力就会更好。

关键点

如果您能在更短的时间内完成更多的工作，就可以提高您的工作效率，从而带来工作满意度和幸福感。

要更聪明地工作，首先要确保您的工作空间舒适并满足您的需求。接下来，围绕一天中能量的潮起潮落来安排你的任务。保留活动日志以更好地了解您如何花费时间，以及委派、外包或消除不必要的任务。

使用有效的时间管理策略来提高工作效率，并使您的会议更短、更有效。