Pam 的客户需要她在本周末之前完成一个项目。问题是，她有另一个更紧迫的项目需要为另一个客户完成。她不可能按时完成这两个项目。

那么，她如何告诉她的客户，他的项目并不像她承诺的另一个项目那么紧迫？她如何在不破坏他们的关系的情况下做到这一点？

像 Pam 一样，我们中的许多人都遇到过几个人或多个团队要求我们紧急关注的情况。在本文中，我们将研究一种常识性方法来管理冲突的优先级并让每个人都满意。

当优先事项发生冲突时

您可能已经知道当您的优先事项发生冲突时会发生什么。

首先，当你工作得更快或同时处理多项任务时，你的工作质量可能会受到影响，或者你可能会发现自己交付的工作比你承诺的要晚。

或者，您可能会工作很长时间才能完成所有事情。虽然这可能在短期内证明是有效的，但它会导致压力增加和绩效下降。

这意味着依赖您的人会感到失望，这会影响您的声誉和您的工作关系。这可能会导致您错过更多的机会，例如老板的有趣新项目或客户的额外购买。

如何管理冲突的需求

那么，您如何才能更有效地管理相互冲突的需求，并让每个人都满意呢？

1.有效安排工作

你的第一步是明确你当前的优先事项并有效地管理你的日程安排。

这有助于您了解自己可以做什么以及何时进行，这样您就可以可靠地协商最后期限，并在人们带着新项目来找您时管理他们的期望。

如果您不能将一项任务挤进您的日程安排，那么显而易见的事情就是推迟不紧急或不是特别重要的活动。

然而，有时您可能不清楚您的最高优先级任务和项目是什么。如果是这种情况，有几种工具可以帮助您有效地确定优先级——请参阅我们关于优先级的文章以了解更多信息。

最有用的优先排序工具之一是艾森豪威尔的紧急/重要原则。这有助于您决定一项任务或项目是否确实需要立即完成。

一旦你评估了你的优先级，它可以帮助你与项目所有者核对这些，比如你的老板和你的客户。您对优先事项的评估与他们的相符吗？

然后将您的任务和项目放在您的待办事项列表或行动计划中，并将它们添加到您的日程表中。然后您就会知道哪些任务会发生冲突，您可能需要为哪些任务协商新的截止日期，以及您在哪些方面需要帮助才能按时完成工作。

确定新任务和项目的优先级，并在它们进入时将它们添加到您的日程表中。此外，定期检查您的优先级。

提示 1：

您可以在我们的 Bite-Sized 培训课程“如何确定优先级”中了解有关优先级的更多信息。

提示 2：

看看我们的时间管理有多好？测验以了解您是否可以提高个人工作效率。

2. 协商最后期限

一旦你明确了你的优先事项，看看你的责任并确定你需要重新谈判的任何截止日期。

有时这可能就像说“我正在为杰克做一个他需要在中午之前完成的项目。我能在五点之前把它交给你吗？” 其他时候，您可能需要将截止日期推迟几周，或者协商分批交付项目。

为了有效地谈判，使用双赢谈判来确保每个人在谈判结束时都觉得他们已经达成了公平的妥协。

在这个阶段，您可能会发现解释为什么您按照自己的方式排列优先级很有用，并且您可能想要强调不重新安排截止日期的后果。（这并不适用于所有情况：一位客户不会感谢您将她的项目推迟，以便您可以为另一位客户完成报告。）

3. 管理期望

在承担新任务之前管理好人们的期望也很重要。

例如，如果您要与老板开会讨论一个可能的新项目，请与她沟通您当前的优先事项，并根据您当前的工作量商定完成日期。或者，如果您刚开始与新客户合作，请让他知道在您接受新任务之前是否可能会有时间滞后。

管理对您正在从事的任何任务或项目的期望也很重要。

例如，如果您在另一个部门的经理的项目中落后于进度，请让她知道您可能必须比计划晚交付。但是，您显然不想养成这种习惯——学习如何准确估计时间，以便您设定切合实际的截止日期，并确保您已尽一切合理努力使项目重回正轨（包括加班） ) 在你说话之前。

4. 专业

兼顾人们的优先事项和期望可能会带来压力。这种压力会让您感到疲惫不堪，并且很容易通过对他人发脾气、无视最后期限或为自己感到难过来缓解压力。

这就是专业很重要的地方。你的专业精神，尤其是在压力巨大的时候，最能向周围的人展示你的品格。

此外，学习如何有效地管理你的情绪，即使你超负荷。

5.灵活

最后，保持灵活性很重要：有时您可能无法重新协商截止日期或将任务委派给其他人。

因此，请准备好在适当的情况下进行额外的工作，以使人们满意。只要确保这种情况不会经常发生即可。

捍卫你的优先事项

当您必须重新确定任务和项目的优先级时，有时其他人会不同意您的选择。如果发生这种情况，请尝试协商一个对你们双方都适用的新截止日期。如果他们坚持认为他们的项目或任务比您需要处理的项目或任务更重要，那么您需要学习如何捍卫您的优先事项，最好不要破坏你们的关系。

例如，假设您刚刚告诉您的同事您要到明天才能完成一份报告，因为您的老板要求您完成一项需要花费一天剩余时间的任务。但是，她不会放过这个，因为她需要的报告只会占用您 30 分钟的时间。在她眼里，你就是无理取闹。

从表现出同理心开始。告诉她你理解她为什么感到沮丧或沮丧。

然后，清楚而果断地说明您的需求。例如，重申您必须在 5:30 之前完成老板的项目。您需要信守对老板的承诺，因此您必须将注意力集中在这项任务上。

一旦你解释了你的需求，就努力达成妥协，比如提出明天第一件事就是处理你同事的报告，或者提出在本周晚些时候帮助她完成另一项任务。

提示：

我们的文章对人说“是”，对任务说“不”提供了额外的策略，您可以使用这些策略来维护自己，同时与同事保持良好的关系。

关键点

我们中的许多人都有相互冲突的需求，其中有几个人或团队吵着要我们注意。重要的是要知道如何有效地管理这些需求，让每个人都开心。

首先明确您的优先事项并有效安排工作。然后使用适当的谈判策略重新安排截止日期。

还要学会有效地管理人们的期望，即使在压力下也要保持专业，并且要灵活——有时您可能不得不做一些额外的工作来让人们满意。

当你需要捍卫你的优先事项时，表现出同理心，但在你的方法中要自信。