一份好的工作描述列出了一个角色的要求，并让每个团队成员清楚、准确地了解您对他们的期望。它还可以作为管理绩效、评估人员和提供反馈的框架。

但也许更重要的是，一份好的职位描述也是一个动态的“实时”文档，使您能够根据团队的目标和公司的愿景调整个人角色，即使在这些角色可以快速变化的环境中也是如此。换句话说，它传达了意义和目的感。

考虑这种情况。佩德罗公司的人力资源部门要求他为他不断壮大的团队制作一套职位描述。有些已经存在，他们只需要更新。其他的必须重新写，并且需要一个用于即将到来的一组采访。但佩德罗并不喜欢这项任务。对他来说，撰写职位描述——勾选能力、列出技能、将团队目标映射到职能上等等——只是一种打勾的练习，是一项真正的苦差事。但也许佩德罗是时候换个角度思考职位描述了。

做得好，一份工作描述将回答这些问题：“我的主要职责和优先事项是什么？”，“我的关键成功因素是什么？”，最重要的是“我的工作为什么重要？” 继续阅读以找出撰写职位描述（包括示例）时要涵盖的要点。

职位描述的原因

职位描述是管理任何组织工作的重要组成部分。使用它们执行以下操作：

• 为人们提供意义，让他们知道他们的工作为何存在，并理解他们工作的价值。

• 给员工一套明确的期望，这样你就可以按照这些期望来管理人的绩效。

• 给人们明确的优先次序，让他们知道应该专注于什么，不应该把时间浪费在什么上。

• 定义组织结构，规划人力资源需求。

• 刊登招聘广告，招聘应聘者。

• 建立职业发展。

• 确定培训要求，并培训新员工。

有关详细信息，请参阅本系列的第二篇文章如何使用职位描述，无论您是在考虑自己的角色、您正在申请的角色，还是您正在招聘的角色。

从哪儿开始

要开始撰写职位描述，您需要收集数据。以下是常见的信息来源：

• 部门和整个组织的使命宣言。

• 采访目前担任该职位的人。

• 用于招聘职位的帖子。

• 旧的职位描述。

• 能力列表和绩效标准。

• 绩效目标。

• 组织结构图。

• 监管要求。

职位描述的基本部分

当您收集到所需的信息后，就开始对其进行组织。在描述中包括这五个关键部分。

1.职位标识符

职位是什么，报告关系是什么？

• 使用一个简短的短语/标题来捕捉职位的总体目的，记住不同的标题对不同的人意味着不同的事情。例如，在某些组织中，秘书负责处理与办公室行政相关的所有事务。在较大的企业中，您可能有一名办公室经理、一名公司秘书、一名销售秘书和一名接待员。尝试创建一个有意义的描述性职位。

包括部门信息。

• 指定该职位向谁（老板）报告，以及哪些其他人可以向该职位报告（下属）。

• 指明您创建或修改职位描述的日期。

职位标识符 例子

职位名称：绘图员
部门：工程
报告给：起草负责人
更新时间：2022 年 1 月 1 日

二、任职宗旨

这就是设定职位的方向和重点。它是特定工作的使命和愿景。

• 首先考虑为什么存在该职位。

• 采用“大局观”看待工作。

• 将自己限制在一句话内，并描述这项工作对组织及其客户的真正作用。

• 从绩效评估的角度思考并问：“这个职位的人首先需要完成什么才能让我说他或她达到了我的期望？”

• 请记住描述“职位”，而不是当前担任该角色的“人”

工作宗旨
例子

绘图员帮助绘图负责人制作建造我们的癌症治疗药物生产工厂所需的高质量工作图纸。

三、职责说明

这是职位描述的核心。在本节中，您将具体概述对履行该角色的人的期望。这个领域帮助读者确定优先事项并理解他/她必须完成什么才能达到既定目的。

首先确定活动的基本领域。为了实现工作目标，这些是该人必须真正做好的事情。将这些视为关键成功因素是开始定义该角色必须实现的重要结果的好方法。

• 从最重要的关键结果或责任开始。

• 包括指示如何满足期望和实现目标的结果度量。使用关键绩效指标根据职位的关键成功因素来表达结果。

• 描述结果是如何实现的。角色中的人实际上做了什么来履行职责？

• 注意：一些职位描述包括分配给每个关键职责的时间百分比。这有助于新员工确定他们的优先事项并管理他们的工作量。并非所有职位都可以这样评估，因此请自行判断。

主要职责、行动和结果
例子

(50%) 创建和维护设施图形以确保工厂记录的完整性。

• 分析现场工程草图、规范和支持文件，以创建符合我们质量标准的准确、清晰、统一的图形。
• 项目完成后，根据需要更新和创建新图纸。
• 审核图纸并保持至少 98% 的准确度标准。

(30%) 建立和维护验证系统以确保工厂记录符合质量标准。

• 与工程师和施工主管一起分析和总结草图所需的信息。
• 使用系统的数据收集和分析方法检查工厂记录是否存在差异。
• 立即报告发现的问题并与工程师和其他人员协商解决。

(10%) 保护图形数据库。

• 建立和维护定期备份系统，以确保关键信息得以保存。
• 根据需要与 IT 协调，以确保满足备份标准和功能。
• 定期测试备份系统。
• 确保备份已存储并可根据需要使用。

四、任职资格

需要什么样的教育和经验组合？
识别：
• 必要的工作技能。
• 技术技能，如果有的话。
• 需要工作经历和经验。

要记住的一些提示：
• 这不是当前担任此职位的人员的资格列表。问问自己，新人需要什么才能满足工作要求
• 您可能需要查阅当地的劳动法和法规，以确保您的工作资格不存在任何歧视。

任职资格
例子

• CAD 认证（首选 AutoCAD 或 Pro/Engineer）。
• 了解工程设计原理。
• 出色的数字和计算机技能。
• 对制造和施工过程的基本了解。
• 两年前工作经验。

五、个人特点

什么样的人最适合这个职位和这个组织？
确认：

• 理想的人格特质和价值观。
• 适合当前企业文化的人际交往能力。
• 优先的教育和/或技术背景，高于最低要求（这些是您可以用来评估申请人的“最好拥有”的东西）。
要记住的一些提示：
• “资格”和“个人特征”部分经常合并在一起。
• 您可能需要披露工作条件。有班次吗？工作在户外吗？是极热还是极冷？有狭窄的空间吗？
• 列出与该职位相关的特殊规定。
• 申请人是否需要背景调查或安全审查。

人物的特征
例子

• 良好的沟通技巧。
• 注重细节。
• 创意天赋。
• 独立解决问题的能力。
• 能够满足紧迫的期限。
• 在团队环境中工作的能力。

职位描述的风格提示

撰写职位描述时请考虑以下风格指南：

• 使用清晰简洁的语言。
• 使用精确的动作词。
含糊：学习。
更好：分析、审计、估计、审查、观察。

• 避免行话和俚语。
• 拼出首字母缩写词（或在第二次使用前定义首字母缩写词）。
• 使用简单的句子，去掉不必要的词。
罗嗦：确保车队处于良好状态。
更好：维护车队。

• 使用职位名称，而不是个人姓名。
• 避免使用性别标识符或限定词。
限制性的：他会……
更好的：这个人会……

关键点

对于许多组织来说，准备工作描述并不是一个高度优先的事项。根据职位持有人的技能、能力、倾向和兴趣，描述往往会随着时间的推移而发展。这些描述几乎没有价值，因此，准备它们可能被视为对时间和精力的低效利用。

相比之下，一份强有力、有效的职位描述不仅仅是一份具体职责和任务的清单。它是对一个职位预期的关键结果的描述，传达了该职位的总体目标，使员工能够找到解决方案并满足期望。

花更多时间分析贵公司的职位并了解关键结果和成功因素是什么。通过创建深思熟虑的职位描述，您将拥有一份可用于规划和招聘以及评估个人绩效和提高组织效率的文档。这对所有相关人员来说绝对是值得的。