假设您是一家营销公司的平面设计师。您刚刚完成了一项大型广告活动的设计，并且很高兴将它们推向世界。

您需要开发团队将您的设计转化为活动电子邮件、登陆页面和其他营销材料，但它正在为积压的其他任务而苦苦挣扎。

您的项目停滞不前，活动落后于计划。你遇到瓶颈了！

在本文中，我们将探讨如何识别常见瓶颈，并探索预防和克服这些瓶颈的策略。

什么是瓶颈？

瓶颈是减缓或延迟过程的挫折或障碍。就像物理瓶子的颈部会限制水通过它的速度一样，流程瓶颈会限制信息、材料、产品和员工工作时间的流动。

瓶颈通常与制造和物流有关。但它们可能发生在人员和任务网络相互依赖以保持工作顺畅的任何过程中。

瓶颈主要有两种类型：

• 短期瓶颈。这些都是临时问题造成的。例如，关键团队成员生病或去度假。没有其他人有资格运行他们的项目，这导致工作积压，直到他们返回。

• 长期瓶颈。这些是经常发生的阻塞。例如，一家公司的月末报告流程每个月都会延迟，因为特定的人必须首先完成一系列耗时的任务。

这两种类型的瓶颈都可能导致收入损失、客户不满意、产品或服务质量差以及团队成员压力大，因此识别和修复它们至关重要。

如何识别瓶颈

识别制造中的瓶颈通常很容易。例如，您可以清楚地看到产品何时堆积在装配线上。然而，在业务流程中，它们可能更难被发现。

提示：

消除瓶颈是“精益”流程的关键部分。如需更多信息，请阅读我们的文章《精益制造》和我们的图书洞察《精益转型》。

您可能遇到瓶颈的迹象包括：

漫长的等待时间。例如，您的工作因等待产品、报告或更多信息而延迟。或者，材料在业务或制造过程的步骤之间花费时间等待。

积压的工作。流程的一端堆积了太多的工作，而另一端的工作却不够。

高压力水平。无法继续完成您的流程，或者知道您可能阻碍了其他人，可能会令人沮丧并引起焦虑。

但是，知道遇到瓶颈并不一定意味着您会知道它在哪里。您可能不知道流程的每个阶段发生了什么，或者您自己可能就是瓶颈！

因此，首先要寻找经常给您或同事带来压力的惯例和情况。这些可能表明存在瓶颈。

有两种工具对于识别瓶颈特别有用：

1.流程图

流程图以易于理解的图表形式呈现流程中的每个步骤。像这样规划一个流程可以更容易地找到事情变得复杂和瓶颈正在形成的地方。

对于我们上面提到的图形设计示例，流程图中包含的步骤可能是：

第 1 步 – 设计团队收到营销部门的广告简报。
第 2 步 – 设计团队开发广告材料。
第 3 步 – 设计团队将材料传递给开发团队。
第 4 步 – 开发团队进行编码以准备在线发布的广告。
第 5 步 – 开发团队将广告的最终版本交给营销团队。
第 6 步 – 营销团队发布广告。

在这个简化的场景中，延迟发生在第 4 步，因为开发团队没有能力完成其任务。

2. 5 个为什么技巧

5个为什么技术是一种更深入的问题解决工具。您首先描述要解决的问题。然后，逆向思考，问问自己为什么会出现这个问题。继续问“为什么？” 在每一步，直到找到根本原因。

让我们再次考虑我们的设计示例。

问题：营销活动被推迟了。

为什么？开发团队没有按时完成编码。

为什么？开发人员已经承担了全部工作量。

为什么？他们必须处理的项目数量有所增加。

为什么？这在每年的这个时候很常见。

为什么？没有针对季节性变化的计划或优先级排序。

最终答案确定了根本原因，并提供了解决问题的起点：在这种情况下，需要更好的季节性规划。

如何解除瓶颈

疏通瓶颈有两种基本选择：

1. 提高瓶颈步骤的效率

在特定情况下如何提高效率将取决于流程的性质和可用资源，但这里有一些想法：

首先，确保输入瓶颈的任何东西都没有缺陷。这避免了将时间浪费在将被丢弃的材料上，或不得不重复该步骤。

将最熟练的团队成员分配给瓶颈。他们也可能是最有生产力的。

或者想办法在瓶颈中增加容量。俗话说，人多力量大！（如果预算允许，为这个季节雇用额外的开发人员可能是我们方案中的最佳选择。）

最后，尽可能自动化该步骤以提高工作速度。

有关如何提高流程效率的更多信息，请参阅我们关于改善和约束理论的文章。

2. 减少进入瓶颈步骤的输入

如果过程的一部分有可能产生比您最终需要的更多的输出，那么减少输入是一种适当的响应。

在我们的示例中，设计师制作的广告可能比他们实际需要的多，但他们将它们全部传递给开发团队，以防万一。显然，这会给开发人员带来不必要的压力。

减少投入的另一种方法可能是将任务重新分配到容量更大的地方。

例如，设计师或营销团队可以交叉训练来完成开发人员通常会做的一些工作。这将减少对开发人员工作流程的投入，并避免这一阶段的瓶颈。

提示 1：

要更详细地探索流程平衡和解决瓶颈，请阅读我们的书籍洞察力、目标、Eliyahu Goldratt 和 Jeff Cox 的经典商业文本，以及Joakim Ahlström 的如何通过持续改进取得成功。

提示 2：
当您对瓶颈发生的原因进行调查时，发现您就是原因可能会令人不快！

为避免这种可能性，请审视您的工作方式并确保避免微观管理、有效授权并展示个人责任感。

关键点

瓶颈可能会给个人和组织带来重大问题，因此识别和修复瓶颈至关重要。

典型的迹象包括积压的工作、漫长的等待时间以及与任务或流程相关的压力。

要确定原因，请使用流程图或 5 个为什么技术。然后通过提高效率或减少输入来疏通瓶颈。