现在真正需要您注意的是什么？

想象一下，您的老板要求您为下一次董事会会议准备一份重要的报告。

你只有几天的时间来整理，你的工作量已经很大，而且你的 To-Do List 上还有许多其他紧急任务。正因为如此，你很焦虑，无法集中注意力，一切似乎都在分散你的注意力。

时间压力源是工作场所中最普遍的压力来源之一，它们的发生是由于时间太少而有太多事情要做。那么，您如何才能克服这种压力，并交付做好工作所必需的东西呢？

艾森豪威尔的紧急/重要原则可帮助您考虑您的优先事项，并确定您的哪些活动是重要的，哪些基本上是分散注意力的活动。

什么是“紧急”和“重要”活动？

1954 年，美国前总统德怀特·D·艾森豪威尔在世界基督教协进会第二届大会上的讲话中引用了西北大学校长 J. Roscoe Miller 博士的话说：“我有两种问题：紧迫的和重要的。紧急的不重要，重要的永远不紧急。据说这个“艾森豪威尔原则”就是他如何安排工作量和优先事项。

他认识到，出色的时间管理意味着既有效又高效。换句话说，我们必须把时间花在重要的事情上，而不仅仅是紧急的事情。要做到这一点，并最大程度地减少截止日期过紧带来的压力，我们需要了解以下区别：

重要活动的结果会导致我们实现我们的目标，无论这些目标是专业的还是个人的。

紧急活动需要立即引起注意，并且通常与实现他人的目标有关。它们通常是我们关注的对象，需要引起注意，因为不处理它们的后果是立竿见影的。

当我们知道哪些活动是重要的，哪些是紧急的时，我们就可以克服将注意力集中在不重要的紧急活动上的自然倾向，这样我们就可以腾出足够的时间来做对我们的成功至关重要的事情。这就是我们从“救火”转变为可以发展业务和事业的方式。

如何使用艾森豪威尔原理

要使用此原则，请列出您认为必须做的所有活动和项目。尝试包括所有占用您工作时间的事情，无论多么不重要。（如果您使用待办事项列表或行动计划来管理您的时间，那么您已经这样做了。）

接下来，考虑每项活动并将其归入四个类别之一，如下图 1 所示：

图 1 – 艾森豪威尔的紧急/重要原则

艾森豪威尔的紧急/重要原则 - 有效利用时间，而不仅仅是高效

然后使用下面描述的策略来安排您的活动。

1、重要且紧急

紧急和重要的活动有两种截然不同的类型：一种是您无法预见的，另一种是您直到最后一刻才完成的。

您可以通过提前计划和避免拖延来消除最后一刻的活动。

但是，您不能总是预测或避免一些问题和危机。在这里，最好的方法是在您的日程安排中留出一些时间来处理意外问题和计划外的重要活动。（如果出现重大危机，那么您将需要重新安排其他任务。）

如果您有很多紧急和重要的活动，请确定其中哪些是您可以预见的，并考虑如何提前安排类似的活动，以免它们变得紧急。

2.重要但不紧急

这些活动可以帮助您实现个人和职业目标，并完成重要的工作。

确保你有足够的时间来正确地做这些事情，这样它们就不会变得紧急。另外，请记住在您的日程安排中留出足够的时间来处理无法预料的问题。这将最大限度地提高您保持正轨的机会，并帮助您避免工作压力变得比必要的更紧迫。

3. 不重要但紧急

紧急但不重要的任务会阻碍您实现目标。问问自己是否可以重新安排或委托他们。

此类活动的一个共同来源是其他人。有时礼貌地对人们说“不”或鼓励他们自己解决问题是适当的。（我们的文章对人说“是”，对任务说“不”将在这里有所帮助。）

或者，尝试在您有空的时候安排时间段，以便人们知道他们可以在那时与您交谈。做到这一点的一个好方法是与那些经常打扰你的人安排定期会面，这样你就可以一次处理他们的所有问题。然后，您将能够更长时间地专注于您的重要活动。

4. 不重要也不紧急

这些活动只是分散注意力——尽可能避免。

您可以简单地忽略或取消其中的许多。但是，有些活动可能是其他人希望您做的，即使它们对您自己想要的结果没有帮助。再次，如果可以的话，礼貌地说“不”，并解释为什么你不能这样做。

如果人们看到你清楚自己的目标和界限，他们以后往往会避免要求你做“不重要”的活动。

关键点

艾森豪威尔的紧急/重要原则可帮助您快速确定您应该关注的活动以及您应该忽略的活动。

当您使用此工具确定时间的优先顺序时，您可以处理真正紧迫的问题，同时努力实现重要的长期目标。

要使用该工具，请列出您的所有任务和活动，并将每项任务和活动归入以下类别之一：

重要且紧急。

重要但不紧急。

不重要但紧急。

不重要也不紧急。

然后根据重要性和紧迫性安排任务和活动。