董事会会议是一群人来讨论涉及组织的问题和事件的地方

董事会成员通常是负责追究组织责任、确保合规性、监督账簿等的个人。

在董事会会议结束时，董事会成员通常会讨论会议中提出的所有问题。也将已经就它们做出决定，或者将在下次会议之前做出决定。

董事会会议的目的是什么？
每个组织都有定期发生的重要事件，无论是与外部客户会面、申请外部实体的资助、搬迁场所、开设新分支机构，还是招聘新的高级员工。

董事会会议是讨论这些重要问题的合适场所。

除此之外，董事会作为该组织的监督机构具有至关重要的作用。

利益相关者希望看到组织表现良好并实现其目标和使命宣言，而董事会提供了一个独立机构来确保这种情况。

进度审计和财务审计都是董事会会议上经常讨论的主题。

最后，法律经常要求召开董事会会议，以确保企业以适当的方式运营。

董事会会议的与会者扮演什么角色？
董事会会议通常有身兼多个角色的人。

董事会成员
所有董事会成员都有责任参与关键问题的讨论，向公司提供相关见解和评论，并对议案进行表决。

执行董事或首席执行官
执行 董事 或首席执行官是组织本身的成员，也是董事会成员。

它们是确保董事会有能力就组织面临的当前问题和机会做出决策的关键，也是董事会与组织执行团队之间的桥梁。

秘书
董事会 秘书 负责协助董事长和执行董事准备每次董事会会议的议程。

他们还为每次会议做记录，并安排时间和地点。秘书有时也会准备董事会文件。

董事会主席
董事会主席负责主持会议，保持讨论与计划议程相关，并与执行董事联络以确保做出的决定与组织相关。

他们是组织执行团队成员在董事会上的主要联系人，还负责帮助公司以股东的最佳利益行事。

如何召开有效的董事会会议？
有效的董事会会议有几个关键特征。

与其他可以选择邀请名单以便只有绝对需要出席的人出席的会议不同，董事会会议必须邀请董事会的所有成员参加。

这意味着时间至关重要，因此董事会会议必须既有效又高效。

提前发送通知
首先，必须安排见面的时间。

由于需要邀请的人很多，选择时间和提前通知会议的过程必须提前开始，以确保每个人都能参加。

管理董事会运作的法律可能会规定特定的最短通知期限，必须在会议召开前发出通知。

此外，为了做出任何决定，董事会必须满足会议的“法定人数”。这只是意味着必须有足够数量的董事会成员出席。法定人数根据董事会自己的指导方针而有所不同，但几乎总是超过所有董事会成员的一半。

创建一个议程
如果议程对于例会很重要，那么对于出席人数众多的董事会会议来说更是如此！

没有议程，很容易迷失在次要细节或无关紧要的讨论中。

董事会会议议程应尽可能简洁明了，以尽量减少不必要的干扰并最大限度地利用有用的时间。

促进讨论和决策
会议开始后，董事会必须讨论议程上提出的主题并做出任何相关决定。

董事会主席积极推动讨论，并应鼓励各小组成员直接参与。

为了便于讨论，向董事会成员提供 董事会文件通常很有用。

这些是关于会议要讨论的关键主题的相当简洁的备忘录，相关信息由直接参与的组织中的人员提供。

当提供这些时，董事会能够做出更明智的决策，并总体上为组织取得更有利的结果。

使用共识议程
在会议结束之前，董事会成员在下次会议之前要完成的任何任务都应该清楚地传达给相关人员，以确保及时跟进。

当然，董事会会议往往有很多决定要做，其中有几个往往是微不足道的（比如批准上次会议的记录、审查议程等等）。

为了尽可能多地花在会议主体上的时间，  可以使用共识议程来一次通过所有这些决定。

这意味着只需一个动作就可以做出多个小决定，从而减少了这样做所需的时间。

什么是董事会会议的共同议程要点/主题？
董事会会议的典型议程要点/主题可分为三大类：

1.董事会运作
尽管董事会主要关心的是协助与其相关的组织，但它是一个独立的机构，因此也必须关注其会议的运作方式。

董事会运作包括设定新的会议时间、寻找会议地点和任命新成员（或准备这样做）。

尽管这些看起来像是微不足道的决定，但如果没有坚实的时间表和确定性基础，董事会就无法运作——当然，他们必须有足够的董事会成员来运作！

二、组织运作
这就是董事会在典型会议上做出的许多重大决定的组成部分。

董事会可以决定是否申请拨款或其他资金，是否批准对组织的重大变更（如扩建场所或设立新分支机构）或协助任命组织的新高级成员。

特别是，组织的财务经常在每次董事会会议上进行检查，以确保它们井井有条。

3. 监督
董事会还对组织的股东负责，并在一定程度上向组织提出批评和批评，认为组织没有达到目标和责任。

董事会会议是提出疑虑并与执行董事讨论这些问题的机会。董事会会议也是组织或报告审计的论坛。

在董事会会议中使用会议纪要
会议纪要 （或简称会议纪要）是对会议中发生的事情的记录，包括采取了哪些行动以及做出了哪些决定。

它们对董事会的运作至关重要，有助于提高董事会流程的透明度。

它们通常是会议的简短要点式记录，着重于所采取的具体行动，而不是发生的所有讨论。

纪要作为会议的综合总结，便于做好记录！

进一步阅读
https://www.iod.org.nz/resources-and-insights/guides-and-resources/board-meetings-guide/#

https://www.boardeffect.com/how-to-run-a-board-meeting/

https://managementhelp.org/boards/sample-minutes.htm