想想您每天必须处理的信息量。您阅读报告和电子邮件、讨论问题、举行团队简报并观看网络研讨会。

您收到的一些信息很容易理解和记住；有些则不然。差异通常在于信息的呈现方式。

举个例子，假设您正在玩记忆游戏“缺少什么？” 你必须记住托盘上呈现给你的所有物品，然后找出哪一件被拿走了。

首先，想象托盘上的所有物品都杂乱无章。你能找出缺少什么吗？接下来，想象一下如果按照大小、颜色或形状来组织物品会是什么样子。这次更容易发现缺少的东西了！

当物品被分类后，托盘上的“信息”就更容易理解和保留。而且无需单独查看每个项目，因为您可以浏览托盘并准确查看所呈现的内容。

什么是分块？
“分块”是将不同的信息分组为更易于管理或更有意义的块的过程。这样做可以让您自己和他人更清晰、更容易记住信息。

分块示例
分块有效的证据就在我们身边：

- 电话号码和信用卡号码通常分为三位数或四位数组。
- 当您遇到以不熟悉的方式组合的电话号码（或其他熟悉的分组）时，记住它可能会困难得多。
- 大多数人不会将五大湖的首字母记为不相关的字母，例如 S – M – H – E – O（代表苏必利尔、密歇根、休伦、伊利和安大略），而是将它们记为单个单词更容易记住：家园！
- 当您需要向他人传递书面或口头信息时，分块可以帮助他们理解和记忆。按逻辑分块和组织的书面格式使读者能够快速了解全局。从那里，他们可以根据需要了解详细信息。使用组块的口头形式对于帮助人们理解和记住关键想法特别有效。

使用分块方法进行有效沟通
分块原则取决于三个关键点：

- 当信息被分解成组织良好的小单元时，它会更容易理解。
- 一个单元中信息项的最大数量应为七个。
- 当详细程度适合受众并且适合您想要传达的信息时，信息就更容易理解。

为什么分块方法如此有效
当内容被分组为小的且易于理解的单元时，更容易理解和回忆。

考虑一下适合您的沟通方式。当您参加使用视觉辅助工具的演示时，哪种效果最好——散文还是要点？当您阅读教程或手册时，您喜欢简单的、一次一步的说明，还是喜欢包含多个步骤的长解释？当您阅读网页时，您会阅读每个细节，还是会浏览您需要的内容？

您发现最有效的沟通类型通常是分块的沟通类型。

信息分块的技巧
以下是一些指南，可帮助您在向他人展示信息时遵循分块原则：

- 保持段落简短，每次想要表达新观点时就开始一个新段落。
- 使用标题来介绍新概念。
- 使用列表和要点，但每组中的项目不超过七个。
- 以格式清晰的表格或列呈现信息。
- 给出指示时，要非常具体，并适当地分开每个步骤。
- 使用图片和其他视觉提示来显示信息是如何被分块的。
- 使用七个项目来更好地进行组块记忆

这一点出自哈佛大学心理学家乔治·米勒在20世纪50年代研究短期记忆时所写的一篇著名文章，题为《神奇的数字七，加减二》。他发现，人脑能够记住的不相关项目的最大数量通常在 5 到 9 之间，对于大多数人来说，7 是理想的数字。

因此，培训销售人员的一个令人难忘的清单可能是：

- 与潜在客户预约。
- 研究潜在客户的业务以及他们如何使用您的产品。
- 当您见到潜在客户时，请简要确认您对业务的了解是正确的。
- 展示您产品的相关独特卖点。
- 处理任何疑问。
- 结束销售。
- 将订单发送至您的订单处理部门。

我们大多数人都会发现记住这七个步骤相当容易。但是，如果有更多步骤，我们就有可能忘记其中一个或多个步骤。

解决这个问题的一种方法是将小物品捆绑起来制成大物品。例如：

- 与潜在客户预约。
- 在目录中或在线查看采购经理的姓名。
- 亲自致电采购经理进行预约。
- 随后发送电子邮件进行确认。
- 了解潜在客户的业务。
- 访问其网站或阅读其手册。
- 检查其公布的年度账目或其他地方以了解其营业额，并估计它可以使用多少您的产品。
- 找出其当前的供应商是谁。
- 简要验证您对潜在客户业务的了解。
- 确认其主要产品是什么以及这些产品占营业额的比例是多少。
- 询问新产品的计划。

您可以看到，如果所有这些子点 (ac) 都在一个列表中，则很容易忘记其中一个或多个。然而，当它们被分成组，并且每个组都列在一个更高级别的点下时，它们就变得更容易回忆。

提示：
这里我们讨论的是最多七条信息。但如果你正在和一个人交谈，并且你确信他们能够记住更多，那么你就可以超越“神奇的数字七”。

然而，当您同时与几个人交流时，您无法轻松评估每个人对信息的记忆程度。在这种情况下，通常最好保留五个单独的要点，以便每个人都会记住您所说的内容。（事实上，一些演讲作者建议在演讲中最多使用三个要点。）

在分块信息时找到平衡
准确地决定如何对信息进行分块可能是一个挑战。你的材料必须足够详细，能够告诉人们他们需要知道什么，但又不能太详细，以免失去他们的注意力。

以下是考虑受众需求的一些提示：

- 记住“神奇的数字七”规则作为最大程度回忆的一般准则。
- 如果您的受众对某个主题相当陌生，请在每个块中包含较少的信息。如果您的受众已经很了解该主题，您可以添加更多内容，但仍然避免给他们提供七个以上的全新项目来处理。
- 评估您想要包含的每个细节的重要性。如果它不重要，请考虑将其排除在外。

因此，如果您正在与一组销售实习生交谈，您可能只包括上面示例中的编号点 1 到 7。您甚至可以将它们缩减为仅第一点、第四点、第六点和第七点（这很关键），并省略第二点和第三点（有这些点很好，但并不关键）。但是，如果您要与经验丰富的销售人员一起加强销售流程，则可能还包括子点 (ac)。

笔记：
商业顾问芭芭拉·明托（Barbara Minto）在她的著作《金字塔原理》中解释了限制提出的想法数量并仔细构建它们的重要性。请参阅我们关于商业故事讲述和抽象阶梯的文章，了解更多在沟通时产生影响力和令人难忘的方法。

心理学中的组块
另一种思考找到“正确”细节水平的方法是借用心理学家在神经语言编程（NLP）中使用的术语。这里，术语“分块”和“分块”用于描述在细节级别之间移动的过程：

- 分块——从特定的事物转向更普遍的事物。
- 分解——从一般性的东西转向更具体的东西。

这个想法是，任何问题都可以从更大或更小的部分来看待。当你从狭隘的视角转向更广阔的视角，然后再次退缩时，不同的机会就会出现。在这种情况下，分块使您能够通过重新组织（重新分块）信息来解决问题。

找到正确的细节级别意味着以结构化和逻辑的方式在各个级别之间移动。在对话中，您可以直接响应对方的需求，具体取决于他们在对话中所说或询问的内容。

分块方法的实际应用
用于找到正确细节级别的分块应用包括：

谈判和解决问题：先进行总体划分，以找到与对方的共同点，然后再向下划分以找到解决方案。
创造性思维：分块帮助你打破常规思维，找出替代方案。然后你可以回过头来寻找你以前可能没有考虑过的具体解决方案。
提高动力：如果对方看起来无聊或缺乏灵感，你可以分块寻找共同兴趣领域或共同目标。一旦你确定了大局，人们通常会更容易看到他们的努力如何影响事件，以及他们如何做出更多贡献。
克服压力：当某人不知所措时，通常是因为手头的任务似乎太大了。通过分解，你可以将工作分解成可管理的部分。如果人们对细节感到不知所措，那就做相反的事情，把事情分块——这可以帮助他们明白自己想要实现的目标。

关键点

分块是一种通信技术，可将大量信息分割成更小、更易于管理的部分。这有助于您的受众理解并记住相关信息。

成功分块需要三个关键要素：

- 使用小而组织良好的单位。
- 使用不超过七个项目的单位。
- 找到正确的细节层次。