什么是Open space(开放空间)?




1983年,Harrison Owen筹办了一场人数多达500人的会议,但是他对会议的结果却非常失望,他发现人们最有活力、最有生产力的时候是在「休息时间」。他决定要创造出一种可以保有「咖啡休息时间」那种能量的有效的开会型式,於是就有了「开放空间的会议技巧」的诞生。Harrison 在世界各地的土著部落的不同文化中,发现了一些共同点,例如,以众人围成圆圈来进行会议,让每一个人都有说话的机会。经过不断地尝试,他所发现(或说他再发现)的这个会议型态,如今已成功地被世界各地的公司行号、政府机关及社会团体所采用。



开放空间科技是一个开会、研习的方式,过程中会产生非常好的沟通互动、合作、创新以及面对挑战和转变的好策略。尤其是适用于正面临复杂问题的组织或社区,人们对解决方式毫无头绪、相关的关系人差异性很大、而且这个问题昨天就该被处理了,就是进行开放空间会议将佳时机。过程中,参与者会觉得被激发、活化、对自己和整个团体的共创成果感到骄傲;自动形成的委员会、任务小组会持续数周、数月甚至数年去完成自己的目标。一场半天或一天的开放空间会议,可以协助人们很快地找出共同的问题和机会,并建立相互的了解,形成彼此的链接网络;二天半的开放空间会议,可以包括问题、机会和行动计划,将完整的过程报告交到所有参与者手上,并一起找出下一步的优先順序。


所谓「开放空间」就是创造出一个可以相互讨论的平台,没有人知道答案,对未知开放,以随时準备迎接惊喜(Be prepared to be surprised)的心,勇敢的提出自己的看法,同时也敞开心门,倾听別人的想法。它提出四大原则:




▲ 出席的人都是最适当的(whoever come is the right people)

▲ 不管何时开始都是最适当的时间(whenever it starts is the right time)

▲ 不管发生什么,都是当时只能发生的事(Whatever happen is the only thing that could have)

▲ 结束的时候就结束了(When it's over,it's over)


在开放空间会议中,每一成员都可以针对讨论的主题提出自己认为重要的议题,而成为该议题的召集人,召集人必需做三件事:

--约定的时间到了,就召集大家讨论。
--尽量让每一位参与者都有机会发言。
--找人做会议记录。

每一个议题的讨论时间很有弹性,通常在一小时到一个半小时之间,可视实际情况延长或缩短。在讨论的过程中,开放空间会议鼓励参加者运用「双脚法则」(The Law of two feet),意思是每一个人都要为自己的学习负责,你可以在某一个讨论时段,参加这一时段中你有兴趣参与的议题,在这个议题上,若你觉得没有学到东西,或认为自己在这项议题上已没有贡献,就可以运用你的「双脚」,很自由的到別组去讨论,或暂时休息一下也可以。



每项议题的会议记录,会张贴在「新闻墙」上,没有参加会议的人可以借此瞭解其它组的讨论情形,进而引发新的议题,在最后做整理时,做了几件很有意思的事:


● 全体参加者到新闻墙看看今天所有的讨论结果,若有需要可以在各议题的会议记录上加上自己的意见,或修正自己的看法,以便整理记录更完整。
每个人发数个红色小贴纸,贴在你认为最重要的会议记录上,不一定每一个重点贴一张,若觉得这个实在太重要了,可以把五张贴纸贴在同一个点上。经过这个步骤之后,在新闻墙上可以很明显的看出大家认为重要的关键点集中在少数的几个地方,这已形成初步的共识。
针对有初步共识的重要部分,每一个人想一想把自己在那一方面有兴趣、能有所贡献,可以主动认养或另组小组做更深入的讨论。
若时间允许,可针对几项焦点问题,展开进一步的行动计划,把大家的智慧化为行动。开放空间会议把尊重人,及相信每个人都能有所贡献的理念,透过具体的形式(游戏规则)展现出来,进而引发许多颇具建设性的走向行为。「理念─形式─行为」成为一种良性循环的增强回路,带动整个会议的气氛,爆发出一股惊人的生命力。

热忱及责任是构成开放空间会议型态的两大要素。与会者可以完全让自己的热忱,而不是议程,来决定自己的贡献与学习,并可以自行决定愿意在会中或会后负担多少责任。

过去20年来,开放空间科技被运用在许多不同的组织、文化和国家,追求和谐的社区、找寻新聚合物的化学家、规划土地使用计划的部落和政府领导者、一起做识字教育方案的地方政府与倡导改革者、为奥运设计展示馆的建筑师、全镇的镇民会议、社区工作者协助社区战后的重建与疗癒等等。

这个工具可以运用在5到5,000人的团体里,然而所产生的动态和结果都很接近:每个层级的人都会提供想法、新的思考和工作方式、快速地完成大量的工作、让意见相左的人一起做某个议题和计画、组织很有弹性、跨部门或跨社区的团队合作、有成就感,有热情和能量去面对未来的挑战。

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