【时间管理工具】记下你的活动日志,寻找你一天中的更多时间




你在工作上花多少时间做一些对你的成功没有贡献的事情?起初,你可能会说“不多”。但是 - 特别是如果您以前没有使用过活动日志 - 您可能会惊讶于您可以找到多少时间。


当您正确理解如何使用工作时间时,可以最大限度地减少或消除低价值活动。这意味着您可以做更多高价值的工作,同时仍然可以在合理的时间离开办公室。

那么,你怎么能理解这个呢?一种有用的方法是保留活动日志,这就是我们在本文中所看到的内容。

关于活动日志
活动日志(也称为活动日记或作业活动日志)是您如何度过时间的书面记录。

通过将活动日志保留几天,您可以准确了解您白天的工作情况以及如何投入时间。你会发现记忆是一个很糟糕的指南,保持日志是一个令人大开眼界的经历!

您的活动日志还可以帮助您了解您是否在一天中的正确时间做了最重要的工作。例如,如果你在早上更有活力和创造力,那么你最好在这段时间做最重要的工作。然后,您可以在下午专注于低能耗任务,例如回复电子邮件或回电话。

活动日志对于帮助您识别无法帮助您实现重要目标的非核心活动也很有用。例如,您可能花费的时间远远超过您认为上网或每天下午喝咖啡的时间。当你看到你在这些活动上浪费了多少时间时,你就可以改变你消除它们的方式。

贴士:

不要将活动日志与时间表混淆 - 这些用于报告您的使用时间,以及跟踪您在任务或工作上花费的时间。




如何保留活动日志
要保留活动日志,请看上图,或打开新电子表格并设置以下列标题:

约会时间。
活动描述。
我的感受。
持续时间。
价值(高,中,低,无)。
然后,在不改变您的行为的情况下,记下您在工作中所做的一切,就像您一样。

每当您更改活动时,无论是回复电子邮件,处理报告,制作咖啡还是与同事闲聊,都要记下活动的内容,变化的时间以及您的感受(警觉,平淡,疲惫,精力充沛,等等)。

然后,在方便的时候,返回您的活动日志并记下每个活动的持续时间,以及它是高,中,低或无值任务。(根据它对实现工作目标的贡献来评估这一点。)




从您的活动日志中学习

一旦记录了几天的时间,请分析您的活动日志。您可能会惊慌地看到您花多少时间从事低价值工作!


您可能还会看到您在一天中的某些时段精力充沛,而在其他部分则保持平稳。这很大程度上取决于你是怎样的,你休息的时间,你吃什么,吃什么,以及你正在做的工作。

分析完活动日志后,您应该可以通过将以下操作之一应用于各种活动来提高工作效率:

消除或委托  不属于您角色的工作,或者无法帮助您实现目标的工作。这些可能包括组织中的其他人应该做的任务(可能是较低的工资率)或个人活动,如发送非工作电子邮件或上网。
在能量水平最高的时候安排最具挑战性的任务。这样,你的工作质量会更好,而且你的工作时间也会减少。(我们的文章,这是一个早晨的任务吗?  ,有更多关于如何发现你的高峰时间。)
最小化在不同类型的任务之间切换的次数。例如,您是否可以在一天中的几个时间查看和回复电子邮件,或者每周在同一时间处理所有发票?

减少您在合法个人活动上花费的时间,例如制作饮品。(轮流在你的团队中做到这一点 - 它可以节省时间并增强团队精神!)


贴士:
有时,在低价值或低优先级任务上花费太多时间可能是拖延的症状  。在这里了解如何处理这个问题  。

关键点
活动日志是分析您如何使用时间的有用工具。它们可以帮助您全天跟踪能量,警觉性和有效性的变化,并帮助您消除浪费时间的活动,从而提高工作效率。

一旦分析了活动日志,您就应该能够通过消除或委派低价值活动来提高工作效率,在您感觉最好的时候安排具有挑战性的任务,最大限度地减少切换次数。任务类型,减少您在个人活动上花费的时间。



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