准备待办事项清单

首先下载我们的免费模板。然后按照以下步骤操作：

第1步：

写下你需要完成的所有任务。如果它们是大任务，请分解第一个操作步骤，并将其与较大的任务一起写下来。（理想情况下，任务或操作步骤应该不超过1-2小时才能完成。）

笔记：

您可能会发现汇编多个列表（例如，涵盖个人、学习和工作场所）更容易。尝试不同的方法，并根据自己的情况使用最好的方法。

第2步：

完成这些任务，将优先级从A（非常重要或非常紧急）分配到F（不重要，或者根本不紧急）。

如果太多的任务具有高优先级，请再次浏览列表并降级不太重要的任务。完成此操作后，按优先顺序重写列表。

使用待办事项列表

要使用您的列表，只需按顺序完成它，首先处理A优先级任务，然后是B，然后是Cs，等等。完成任务时，请勾选或完成任务。

你在清单上放了什么以及如何使用它将取决于你的情况。例如，如果您担任销售类角色，激励自己的一个好方法是保持列表相对较短，并致力于每天完成它。

但是，如果您担任运营角色，或者任务很大或依赖太多其他人，那么最好专注于长期列表，并每天“摆脱”它。

许多人发现，在一天结束时花10分钟来组织第二天清单上的任务是有帮助的。

提示：

在确定任务的优先级时，请确保区分紧迫性和重要性。有关此的更多信息，请参阅我们关于艾森豪威尔紧急/重要原则的文章  。

使用软件

虽然使用纸质列表是一种简单的入门方法，但尽管有学习曲线，但基于软件的方法可能会更有效率。这些可以提醒您即将过期的事件或任务，它们也可以与您的手机或电子邮件同步，如果您正在合作进行项目，它们可以与团队中的其他人共享。

有很多时间管理软件程序可用。在简单的层面上，您可以使用MSWord或MSExcel来管理您的列表。一些版本的Microsoft Outlook和其他电子邮件服务，如GmailTM，将任务列表作为标准功能。请记住，Milk是另一个流行的在线任务管理工具，它将与您的智能手机、PDA或电子邮件帐户同步。它甚至可以在地图上显示您的任务位置。其他类似的服务包括Todoist和Toodledo。

使用基于软件的方法来管理列表的最大优势之一是您可以轻松更新它。例如，软件允许您快速移动任务并确定任务的优先级，而不是每天刮掉任务和重写列表。

提示：

我们所有人都以不同的方式思考、计划和工作。一个对同事很有效的程序可能不适合你，只是因为你以自己的方式学习和思考。这就是为什么在决定单个系统之前，研究和尝试几种不同的方法来编译列表是有用的。

实例

待办事项列表可以帮助您掌握并掌握重要项目和成堆的任务或决策。

例如，假设你正在领导一个正在做一个项目的团队。有这么多任务要做，这么多人做这些任务，以至于掌握这一切似乎压倒一切。

在这种情况下，请按团队成员组织您的列表，为项目中的每个人写下任务和截止日期。每天，当您写下自己需要完成的任务时，您还可以查看团队待办事项列表，看看谁在处理什么，以及当天是否有任何到期的事情。您还可以将您需要完成的其他任务作为工作的一部分。

或者，想象一下你扮演着销售角色，有一长串你需要交谈的人。您写下您需要致电的每个人和您需要查看的每个客户的列表，并开始确定优先级。

你知道，一个客户非常喜欢你的产品，并准备购买，所以你用“A”来优先考虑他们——这是一个真正值得关注的前景。相反，你知道另一个潜在客户正在与几个竞争对手竞争，这意味着你的利润会减少，而且你很有可能得不到这笔生意。您用“D”来优先考虑这个人。值得在这里做出一些努力，但你应该把大部分注意力集中在更好的前景上。

提示：

当您有少量任务需要完成时，待办事项列表特别有用。然而，当您有太多的项目时，或者当您需要推进多个项目时，它们可能会变得繁琐。在这个阶段，值得开始使用行动计划  ，旨在可靠地管理更复杂的情况。

要点

为了在工作场所井然有序，你需要使用待办事项清单。通过使用它们，您将确保：

• 你记得执行所有必要的任务。

• 你先处理最重要的工作，不要把时间浪费在琐碎的任务上。

• 你不会因为大量不重要的工作而感到压力。

• 首先列出您必须执行的所有任务。

标记旁边任务的重要性，优先级从A（非常重要）到F（不重要）。将列表重新起草为这个重要顺序。然后首先在列表顶部完成工作。这些是需要完成的最重要、最有益的任务。

您还可以使用基于软件的方法来管理您的列表。您通常可以从任何地方访问这些，并且它们通常可以与您的智能手机或PDA同步。